Polityka prywatności

 

1. Postanowienia ogólne

1.1. Cel Polityki Prywatności

Celem niniejszej Polityki Prywatności jest przedstawienie zasad przetwarzania danych osobowych przez podmioty wchodzące w skład Grupy Solace, a także zapewnienie zgodności z przepisami prawa, w szczególności z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
  • ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
  • ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
  • ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (zgody na kontakt marketingowy / telekomunikacja).

 

Polityka ma za zadanie zapewnienie przejrzystości i jasności co do sposobów przetwarzania danych osobowych, w tym danych klientów, kontrahentów, współpracowników, pracowników oraz użytkowników strony internetowej solace.pl. Dokument opisuje również zakres odpowiedzialności spółek Grupy Solace w ramach współadministrowania danymi osobowymi.

1.2. Zakres stosowania

Polityka ma zastosowanie do wszystkich form przetwarzania danych osobowych przez spółki Grupy Solace, w szczególności:

• przetwarzania danych w związku ze świadczeniem usług prawniczych i prowadzeniem postępowań sądowych i administracyjnych,
• przetwarzania danych kontrahentów i osób upoważnionych do kontaktu z kontrahentami,
• przetwarzania danych kandydatów do pracy, pracowników i współpracowników,
• przetwarzania danych użytkowników korzystających ze stron internetowych Grupy Solace,
• przetwarzania danych w ramach działań marketingowych i komunikacyjnych,
• przetwarzania danych w ramach kontaktów telefonicznych, e-mailowych, listownych i osobistych.

1.3. Podstawa prawna

Działania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez Współadministratorów odbywają się w oparciu o następujące podstawy prawne:

• 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą,
• 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem,
• 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na administratorze,
• 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora,
• 9 ust. 2 lit. f RODO – przetwarzanie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (w przypadku danych szczególnych kategorii).

2.Administratorzy danych osobowych (Współadministratorzy)

2.1. Lista spółek wchodzących w skład Grupy Solace

Współadministratorami danych osobowych są następujące podmioty należące do Grupy Solace:

1. Solace sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Danusi 2A/1, 80-434 Gdańsk, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk–Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0000331950, posiadająca numer NIP: 583-307-16-01 oraz REGON: 220795153, zwana dalej „Administratorem Wykonawczym”.
2. Solace sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-119), przy ul. Księdza Robaka 1, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem KRS: 0000324867, NIP: 9570990440, REGON: 220749361, o kapitale zakładowym w wysokości 50.000,00 zł,
   zwana dalej „Współadministratorem A”.
3. Solace sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Gdańsku, ul. Danusi 2A/1, 80-434 Gdańsk, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem KRS: 0000823289, posiadająca numer NIP: 9571121380 oraz REGON: 385312847, zwana dalej „Współadministratorem B”.

 

Wszystkie wyżej wymienione spółki należące do Grupy Solace są współadministratorami danych osobowych w rozumieniu art. 26 RODO i wspólnie ustalają cele oraz sposoby przetwarzania danych osobowych.

2.2. Rola Administratora Wykonawczego

W ramach współadministrowania danymi osobowymi, spółki Grupy Solace zawarły stosowne porozumienie, w którym określono, że funkcję Administratora Wykonawczego pełni spółka Solace sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Danusi 2A/1 w Gdańsku (KRS: 0000331950, NIP: 583-307-16-01).

 

Administrator Wykonawczy odpowiada w szczególności za:

• organizację procesu przetwarzania danych osobowych w imieniu wszystkich Współadministratorów,
• zapewnienie zgodności przetwarzania z przepisami prawa, w tym z RODO,
• realizację obowiązków informacyjnych względem osób, których dane dotyczą,
• kontakt z osobami, których dane dotyczą, w tym odbiór i obsługę wniosków w zakresie realizacji ich praw,
• kontakt z organem nadzorczym – Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Wszelkie kwestie związane z ochroną danych osobowych mogą być kierowane do Administratora Wykonawczego zgodnie z danymi kontaktowymi wskazanymi w dalszej części niniejszej Polityki.

 

3. Współadministrowanie danymi osobowymi

3.1. Zakres wspólnego przetwarzania danych

Spółki wchodzące w skład Grupy Solace, jako Współadministratorzy danych osobowych, działają na podstawie zawartego między sobą porozumienia, zgodnie z art. 26 RODO. Porozumienie to obejmuje wspólne ustalanie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych w następujących obszarach:

• obsługa klientów indywidualnych i biznesowych w ramach świadczenia pomocy prawnej, usług odszkodowawczych i innych usług świadczonych przez spółki Grupy Solace;
  • prowadzenie postępowań sądowych, administracyjnych oraz przedsądowych;
  • obsługa pracowników, współpracowników i kandydatów do zatrudnienia;
  • obsługa kontrahentów oraz osób kontaktowych po stronie kontrahentów;
  • prowadzenie działań marketingowych i komunikacyjnych, w tym za pośrednictwem serwisu internetowego solace.pl;
  • administrowanie systemami informatycznymi wspólnie wykorzystywanymi przez Współadministratorów.

 

Zakres wspólnego przetwarzania obejmuje zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, przeglądanie, modyfikowanie, udostępnianie, usuwanie, a także inne operacje wykonywane na danych osobowych w ramach wspólnie realizowanych celów.

3.2. Podział obowiązków między Współadministratorami

Współadministratorzy ustalili następujący podział obowiązków:

• Administrator Wykonawczy– Solace sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Danusi 2A/1, 80-434 Gdańsk – odpowiada za organizację i koordynację procesów przetwarzania danych osobowych, w tym:
  • prowadzenie dokumentacji RODO,
  • obsługę wniosków osób, których dane dotyczą,
  • kontakt z organem nadzorczym,
  • zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych,
  • zawieranie umów powierzenia z podmiotami przetwarzającymi.
• Pozostali Współadministratorzy odpowiadają za:
  • zgodność przetwarzania danych we własnej strukturze organizacyjnej z przepisami RODO,
  • przekazywanie Administratorowi Wykonawczemu informacji istotnych dla realizacji wspólnych obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych,
  • wdrażanie uzgodnionych polityk i procedur w swoim zakresie działania.

3.3. Dane kontaktowe w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym realizacji praw osób, których dane dotyczą, należy kontaktować się z Administratorem Wykonawczym:

Solace sp. z o.o.
ul. Danusi 2A/1, 80-434 Gdańsk
e-mail: iod@solace.pl

Administrator Wykonawczy będzie właściwy do koordynacji odpowiedzi na żądania, udzielania informacji, prowadzenia korespondencji z organem nadzorczym oraz nadzoru nad stosowaniem środków technicznych i organizacyjnych przez wszystkich Współadministratorów.

 

4. Inspektor Ochrony Danych (IOD)

4.1. Funkcja i zadania Inspektora

W przypadku powołania Inspektora Ochrony Danych (IOD), jego zadaniem będzie nadzorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa, w tym w szczególności:

• monitorowanie przestrzegania przepisów RODO oraz wewnętrznych polityk dotyczących ochrony danych osobowych;
• informowanie Współadministratorów oraz ich pracowników o obowiązkach wynikających z przepisów o ochronie danych;
• doradzanie w zakresie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA);
• współpraca z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą.

4.2. Dane kontaktowe IOD

W przypadku powołania IOD, jego dane kontaktowe zostaną niezwłocznie opublikowane w niniejszej Polityce Prywatności oraz na stronie internetowej www.solace.pl

 

5. Kategorie i źródło przetwarzanych danych

5.1. Źródła pozyskiwania danych

Dane osobowe przetwarzane przez Współadministratorów mogą pochodzić z następujących źródeł:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (np. poprzez formularze kontaktowe, formularze zapisu do newslettera, umowy, e-maile, rozmowy telefoniczne, spotkania osobiste, rejestracje konta),
• od podmiotów trzecich, w tym klientów, kontrahentów, partnerów biznesowych, pełnomocników oraz instytucji publicznych – w zakresie dopuszczalnym przez prawo,
• z publicznych rejestrów i baz danych (np. CEIDG, KRS, księgi wieczyste, BIP),
• z narzędzi informatycznych (np. logi systemowe, pliki cookies),
• z rekrutacji – dane kandydatów pozyskane z portali pracy lub agencji zatrudnienia.

5.2. Kategorie przetwarzanych danych

Zakres przetwarzanych danych zależy od celu przetwarzania i może obejmować w szczególności:

• dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, PESEL, NIP, numer dokumentu tożsamości),
• dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub siedziby),
• dane dotyczące zatrudnienia i przebiegu kariery zawodowej (np. CV, doświadczenie, kwalifikacje),
• dane finansowe (np. numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach),
• dane dotyczące spraw powierzonych kancelarii (w tym informacje o stanie zdrowia, sytuacji rodzinnej lub majątkowej),
• dane zebrane w trakcie korzystania z serwisów internetowych (np. adres IP, dane o przeglądarce, aktywności w serwisie),
• dane zawarte w korespondencji (e-mailowej, papierowej, telefonicznej).

 

6. Podstawy prawne i cele przetwarzania danych

6.1. Podstawy prawne przetwarzania

W zależności od sytuacji, Współadministratorzy przetwarzają dane osobowe na podstawie:

• 6 ust. 1 lit. a RODO– zgoda osoby, której dane dotyczą (np. zgoda na przesyłanie informacji marketingowych),
• 6 ust. 1 lit. b RODO– niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem (np. zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług prawnych, umowy o pracę, umowy współpracy),
• 6 ust. 1 lit. c RODO– obowiązek prawny (np. wynikający z przepisów podatkowych, prawa pracy, prawa o radcach prawnych/adwokatach),
• 6 ust. 1 lit. f RODO– prawnie uzasadniony interes administratora (np. marketing własnych usług, dochodzenie roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa IT),
• 9 ust. 2 lit. f RODO– w przypadku danych szczególnych kategorii: przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (np. dane zdrowotne klientów powierzane w toku spraw sądowych).

6.2. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane są przez Współadministratorów w następujących celach:

• świadczenie usług prawnych oraz prowadzenie postępowań sądowych, administracyjnych i pozasądowych,
• realizacja zawartych umów z klientami, kontrahentami, pracownikami i współpracownikami,
• prowadzenie działań marketingowych, prowadzenie działań komunikacyjnych, w tym przesyłanie newsletterów (informacyjnych, hybrydowych lub marketingowych) oraz informacji handlowych – wyłącznie w zakresie wynikającym z udzielonych zgód i obowiązujących przepisów prawa,
• prowadzenie rekrutacji oraz obsługa procesów kadrowych,
• realizacja obowiązków prawnych (m.in. podatkowych, rachunkowych, pracowniczych),
• zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego i informatycznego (monitoring, logi, systemy kontroli dostępu),
• komunikacja, rozpatrywanie zapytań, skarg i reklamacji,
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

7. Zakresy szczególne przetwarzania danych osobowych

7.1. Dane osobowe klientów – w ramach prowadzonych spraw

W toku świadczenia usług prawnych Współadministratorzy przetwarzają dane osobowe klientów oraz innych osób, których dane zostały im powierzane w ramach prowadzonych spraw. Przetwarzanie to może obejmować dane:

• identyfikacyjne i kontaktowe klientów, ich pełnomocników, przeciwników procesowych oraz innych uczestników postępowań,
• dane szczególnych kategorii (np. dane o stanie zdrowia, orientacji seksualnej, przekonaniach religijnych), jeżeli są one niezbędne do ochrony praw klienta lub realizacji powierzonych zadań,
• dane finansowe, majątkowe, rodzinne oraz inne istotne w kontekście konkretnej sprawy.

Przetwarzanie tych danych odbywa się wyłącznie w celu świadczenia pomocy prawnej oraz wypełniania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy – Prawo o adwokaturze, ustawy o radcach prawnych, kodeksu postępowania cywilnego, kodeksu postępowania karnego, przepisów o podatkach i rachunkowości.

7.2. Dane osobowe pracowników i współpracowników

Współadministratorzy przetwarzają dane osobowe pracowników oraz współpracowników, zarówno na podstawie przepisów prawa pracy i przepisów podatkowych, jak i na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Zakres przetwarzanych danych obejmuje m.in.:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe,
• dane dotyczące zatrudnienia (umowy, wynagrodzenia, stanowiska, oceny, szkolenia),
• dane niezbędne do realizacji obowiązków ZUS, podatkowych, BHP, kadrowych,
• dane zdrowotne w zakresie dopuszczalnym przez prawo (np. zaświadczenia lekarskie),
• dane dotyczące uprawnień zawodowych i kwalifikacji.

Dane te są przetwarzane w celu zatrudnienia, obsługi kadrowej, księgowej i organizacyjnej oraz zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

7.3 Newsletter i komunikacja elektroniczna

7.3.1. Postanowienia ogólne

W ramach działalności informacyjnej i komunikacyjnej Grupa Solace może prowadzić działania polegające na przesyłaniu wiadomości drogą elektroniczną (e-mail) lub – w zależności od zakresu udzielonych zgód – drogą telefoniczną (np. połączenia, SMS/MMS), w tym w formie newslettera.

Użytkownik może w każdym czasie zrezygnować z otrzymywania newslettera, w szczególności poprzez skorzystanie z linku „wypisz się” zamieszczonego w każdej wiadomości lub poprzez kontakt z Administratorem Wykonawczym zgodnie z pkt 3.3.

 

7.3.2. Modele newslettera stosowane przez Grupę Solace

Grupa Solace może stosować – zależnie od serwisu, celu komunikacji oraz zakresu udzielonych zgód – jeden z poniższych modeli newslettera:

 

A) Newsletter informacyjny (model informacyjny)

Newsletter informacyjny obejmuje przekazywanie treści o charakterze informacyjnym, w szczególności dotyczących zmian w przepisach prawa, praktyki orzeczniczej, istotnych komunikatów branżowych lub treści edukacyjnych. Treści te nie mają charakteru bezpośrednio promocyjnego.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest co do zasady zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a w zakresie przesyłania wiadomości drogą elektroniczną – odrębna zgoda wymagana przepisami prawa.

 

B) Newsletter hybrydowy (model informacyjno–usługowy)

Newsletter hybrydowy może łączyć treści informacyjne (jak wyżej) z treściami dotyczącymi usług świadczonych przez podmioty Grupy Solace, w szczególności z komunikatami o możliwości uzyskania wsparcia w związku z opisywanymi zmianami lub zdarzeniami.
Treści dotyczące usług nie mają charakteru „masowej reklamy”, lecz stanowią uzupełnienie komunikacji informacyjnej i są kierowane wyłącznie do osób, które wyraziły zgodę na taki zakres komunikacji.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest co do zasady zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a w zakresie przesyłania wiadomości – odrębna zgoda wymagana przepisami prawa.

 

C) Newsletter marketingowy (model marketingowy)

Newsletter marketingowy obejmuje przesyłanie informacji handlowych, w tym ofert, promocji, informacji o usługach i działaniach promocyjnych podmiotów Grupy Solace.
W tym modelu podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub kontakt telefoniczny następuje wyłącznie po uzyskaniu wymaganych prawem, odrębnych zgód.

 

7.3.3. Zakres danych przetwarzanych w ramach newslettera

W ramach newslettera Grupa Solace przetwarza w szczególności: adres e-mail, a jeżeli Użytkownik podał dodatkowe dane – także imię, nazwisko, numer telefonu oraz informacje o preferencjach komunikacyjnych (np. wybór modelu newslettera). W ramach działań technicznych mogą być przetwarzane dane eksploatacyjne, np. identyfikatory kampanii, informacje o dostarczeniu wiadomości, podstawowe statystyki otwarć i kliknięć – o ile są stosowane w danym serwisie.

 

7.3.4. Zasady udzielania zgód i brak „zgody przez regulamin”

Zgody dotyczące newslettera i komunikacji marketingowej są udzielane dobrowolnie, w sposób jednoznaczny i odrębny (np. poprzez osobne checkboxy).
Akceptacja regulaminu serwisu lub wysłanie formularza kontaktowego nie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na otrzymywanie newslettera marketingowego, o ile osoba nie wyraziła takiej zgody w sposób wyraźny i odrębny.

 

7.3.5. Rezygnacja z newslettera

Użytkownik może w każdym czasie wycofać zgodę na otrzymywanie newslettera. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

 

8. Kategorie odbiorców danych osobowych

8.1. Podmioty przetwarzające dane w imieniu Współadministratorów

Dostęp do danych osobowych mogą mieć podmioty trzecie, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 RODO. Dotyczy to w szczególności:

• dostawców usług IT, w tym usług hostingowych, poczty elektronicznej i przechowywania danych w chmurze,
• dostawców usług służących do prowadzenia komunikacji elektronicznej, w tym systemów mailingowych/newsletterowych oraz narzędzi do analityki kampanii,
• kancelarii notarialnych, tłumaczy przysięgłych, kurierów i innych usługodawców wspierających bieżącą działalność,
• biur rachunkowych, doradców podatkowych i audytorów.

Wszystkie te podmioty przetwarzają dane wyłącznie na polecenie Współadministratorów i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich usług.

8.2. Organy i instytucje publiczne

Dane osobowe mogą być również przekazywane właściwym organom administracji publicznej, sądom, prokuraturze, komornikom oraz innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa, w szczególności w związku z:

• prowadzonymi postępowaniami sądowymi lub administracyjnymi,
• obowiązkiem podatkowym lub sprawozdawczością finansową,
• koniecznością udzielenia informacji uprawnionym służbom lub urzędom.

8.3. Inne kategorie odbiorców

W szczególnych przypadkach dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, jeżeli jest to konieczne dla realizacji celów przetwarzania oraz znajduje uzasadnienie w przepisach prawa lub w prawnie uzasadnionym interesie Współadministratorów, np.:

• bankom i instytucjom finansowym realizującym przelewy i operacje księgowe,
• ubezpieczycielom,
• podmiotom uczestniczącym w realizacji umów (np. podwykonawcy, zleceniobiorcy).

 

9. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

9.1. Zasady i podstawy transferu danych

Co do zasady, dane osobowe przetwarzane przez Współadministratorów nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
Wyjątki mogą wystąpić w przypadku korzystania z usług dostawców narzędzi informatycznych lub chmurowych, których serwery znajdują się poza EOG (np. w Stanach Zjednoczonych), jednak wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług.

W takich przypadkach transfer danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO),
• standardowych klauzul umownych (Standard Contractual Clauses – SCC) przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO),
• wiążących reguł korporacyjnych (Binding Corporate Rules – BCR), jeżeli mają zastosowanie (art. 47 RODO).

9.2. Środki ochrony przy przekazywaniu danych

W przypadku transferu danych poza EOG, Współadministratorzy podejmują wszelkie niezbędne środki w celu zapewnienia, że poziom ochrony danych jest zgodny z wymaganiami RODO. Środki te obejmują:

• zawarcie umów z podmiotami przetwarzającymi dane, zawierających standardowe klauzule umowne,
• przeprowadzanie oceny ryzyka transferu (Transfer Impact Assessment),
• stosowanie dodatkowych zabezpieczeń technicznych (np. szyfrowanie danych),
• ograniczenie dostępu do danych do niezbędnego minimum.

 

10. Okres przechowywania danych osobowych

10.1. Dane przetwarzane na podstawie umowy i przepisów prawa

Dane osobowe przetwarzane w związku z zawarciem i realizacją umów (np. świadczenie usług prawniczych, współpraca z kontrahentami, zatrudnienie) są przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu – przez czas niezbędny do:

• wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. podatkowych, rachunkowych, archiwizacyjnych),
• obrony lub dochodzenia roszczeń związanych z umową (zgodnie z okresem przedawnienia roszczeń),
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów o przechowywaniu akt osobowych i dokumentacji pracowniczej (zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym).

10.2. Dane przetwarzane na podstawie zgody

Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do momentu:

• wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą,
• realizacji celu, dla którego zgoda została udzielona,
• cofnięcia zgody w przypadkach, w których nie istnieje inna podstawa prawna do dalszego przetwarzania.

Po upływie okresu przechowywania dane osobowe zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane, o ile nie istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania.

W przypadku danych przetwarzanych na potrzeby newslettera, dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub rezygnacji z newslettera, chyba że ich dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykazania faktu udzielenia zgody (rozliczalność) lub obrony przed roszczeniami – przez okres odpowiadający terminom przedawnienia.

 

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

11.1. Prawo dostępu do danych

Mają Państwo prawo do uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce – do uzyskania dostępu do tych danych oraz informacji m.in. o celach przetwarzania, kategoriach danych i odbiorcach danych.

11.2. Prawo do sprostowania danych

Mają Państwo prawo do żądania sprostowania (poprawienia) nieprawidłowych danych osobowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych.

11.3. Prawo do usunięcia danych („bycia zapomnianym”)

Mają Państwo prawo żądać usunięcia danych osobowych, jeżeli:

• dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
• zgoda została cofnięta i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• wniesiono skuteczny sprzeciw,
• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
• usunięcie danych wynika z obowiązku prawnego.

11.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Mają Państwo prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO, np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem.

11.5. Prawo do przenoszenia danych

W przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, mają Państwo prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz – o ile jest to technicznie możliwe – przesłać je innemu administratorowi.

11.6. Prawo do sprzeciwu

Mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny bez konieczności uzasadniania.

W przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny i powoduje zaprzestanie takiego przetwarzania.

11.7. Prawo do wycofania zgody

W każdej chwili mogą Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jeśli taka zgoda była podstawą ich przetwarzania. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

11.8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

12. Prawo do skargi

W uzasadnionych przypadkach mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12.1. Dane kontaktowe Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
tel. 22 531 03 00
e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
www: www.uodo.gov.pl

 

13. Bezpieczeństwo danych osobowych

13.1. Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne

Współadministratorzy wdrożyli odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych, zgodnie z art. 32 RODO. Środki te uwzględniają aktualny stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia, charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia danych.

13.2. Przechowywanie danych w formie elektronicznej

Dane przetwarzane w formie elektronicznej są przechowywane na zabezpieczonych hasłami serwerach oraz w systemach informatycznych dzierżawionych od zaufanych dostawców usług hostingowych. Dostawcy ci działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i zobowiązani są do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

13.3. Przechowywanie danych w formie papierowej

Dane osobowe w formie papierowej przechowywane są w zamkniętych szafach, w pomieszczeniach zabezpieczonych zamkami oraz systemami alarmowymi. Dostęp do danych mają jedynie upoważnione osoby, których zakres obowiązków tego wymaga.

 

14. Pliki cookies i logi systemowe

14.1. Zakres gromadzonych informacji technicznych

Podczas korzystania ze strony internetowej Grupy Solace (solace.pl) zbierane są automatycznie niektóre informacje techniczne, takie jak: adres IP, typ przeglądarki, język przeglądarki, system operacyjny, czas dostępu, adres URL strony odsyłającej, a także dane o aktywności użytkownika na stronie (pliki cookies i logi systemowe).

14.2. Cel stosowania plików cookies

Pliki cookies są wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
• dostosowania zawartości stron do preferencji użytkownika,
• prowadzenia anonimowych statystyk dotyczących korzystania ze strony,
• analizowania skuteczności kampanii marketingowych.

14.3. Zarządzanie plikami cookies przez użytkownika

Użytkownicy mają możliwość samodzielnego zarządzania ustawieniami dotyczącymi plików cookies w swojej przeglądarce internetowej. Istnieje możliwość zablokowania automatycznego zapisywania plików cookies lub ich usunięcia. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w serwisie.

 

15. Zmiany Polityki Prywatności

15.1. Zasady aktualizacji dokumentu

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmieniających się przepisów prawa, wytycznych organów nadzorczych, zmian technologicznych lub zmian w zakresie świadczonych usług. Współadministratorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian w dowolnym momencie.

15.2. Publikacja zmian

Wszelkie zmiany w treści Polityki Prywatności będą publikowane na stronie internetowej: www.solace.pl. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich publikacji, chyba że wyraźnie wskazano inny termin.

 

16. Ostatnia aktualizacja Polityki

Niniejsza wersja Polityki Prywatności została przyjęta i opublikowana w dniu 21.01.2026 i obowiązuje od tego dnia do czasu wprowadzenia kolejnych zmian.